リモートワーク導入に必要なシステムは?リモートワークを効果的に進めるおすすめツールも多数紹介!

仕事に役立つ知識

リモートワークを導入するのは、そう単純な物ではありません。

今までの働き方と一新して、自宅での勤務を行うわけですから、コミュニケーションやルールなどの面でたくさんの問題が出てきます。

ただ、この記事で紹介するツールや考え方などをもとに導入を進めていけば、比較的スムーズにリモートワークを導入していける場合があります。

それでは詳しく見ていきましょう。

リモートワークにはツールが必須?

リモートワークを導入する場合、様々なツールが必須になります。

どのようなツールが必須になるかというと、

  • チャット系ツール
  • ウェブ会議系ツール
  • ファイル共有ツール

などです。

では、それぞれのツールがどのような時に役立つのか、また、どのようなツールが便利なのかということについて、詳しく見ていきましょう。

チャット系ツール

チャット系ツールのおすすめは2つあります。

まずは、Slack(https://slack.com/intl/ja-jp/)というツールです。

このツールは、IT関連、特にエンジニア職から人気を集めています。というのも、コードやソースなどを見やすく相手に送信することができるのです。

そのため、リモートワークの導入が盛んなIT業界では、国内、国外問わず利用されているのです。

 

そして、どんな業界、職種でもおすすめできるのが、チャットワーク(https://go.chatwork.com/ja/)です。

このツールは、国内の業者が制作しているため、かなりわかりやすく使いやすいツールとなっています。

また、チャットをするだけではなく、タスク管理なども行うことができるため、社員の業務効率化を図れる場合もあるのです。

ウェブ会議系ツール

リモートワークを導入する場合は、同じオフィスで顔を突き合わせ仕事をする時よりも密なコミュニケーションが必要になります。

そのため、ウェブ会議ツールの導入も必須となるでしょう。

おすすめは、ビジネス利用で人気を集めているZOOM(https://zoom.us/)というツールです。

2人での通話ももちろん可能なのですが、大勢を集めてミーティングやグループワーク、研修などを行うことができるため、離れた場所にいても効率的に業務を進めていくことができます。

ファイル共有系ツール

そして、ファイル共有系ツールもおすすめです。

チームを組んで仕事をしたり、上司や部下と情報共有したりするためには、ファイルの共有が必須です。

そんな時には、

  • Dropbox
  • GoogleDrive

が人気です。

Dropboxというのは、ファイルがたくさんある場合でもスムーズに共有することができ、詳細の設定などを行うことが可能です。

GoogleDriveというのは、ファイル検索機能が充実しているため、あまりリモートワークに慣れていない場合でも、比較的簡単に操作することができるでしょう。

ツール導入の際の注意点や仕事の仕組み

これらのツールを導入することで、リモートワークをより円滑に進めることができるでしょう。

ただ、生産性を落とさずに、業務を効率化するためには、ただツールを導入するだけでは不十分です。

リモートワークというのは、各自が自宅で仕事を行うということですから、一人ひとりが注意深く仕事をしていく必要があるのです。

また、管理者もある程度の仕組みを作ることが大事で、ここを疎かにしてしまうと、社員が混乱してしまう可能性もあるのです。

チャットだからこそ、わかり安く簡潔に

まずはコミュニケーションの方法です。

オフィスに出社をして、言葉で相手とコミュニケーションを取る場合であれば、多少日本語がおかしくても、省略しても伝わることがあります。

しかし、チャットではそういうわけにはいきません。

  • 主語がない
  • 要点がまとめられていない

など、ちょっとした手間を省くだけも、相手に自分の意図が正確に伝わらなくなってしまうのです。

リモートワークでは、ウェブ会議や電話など、肉声でコミュニケーションを取ることももちろんありますが、基本的にはチャットでのやり取りとなる場合が多いため、各自わかりやすい言葉を意識して、伝えたいことの要点をまとめて発言するということを重要視する必要があります。

働く時間を同じにする

リモートワークだからと言って、働く時間をバラバラにしてはいけません。

基本的には、ワークタイムバランスを調整し、各自が同じ時間帯に働ける環境を作ることが大事です。

各自がバラバラの時間で仕事をしてしまうと、誰かに相談、報告をしたいときに、相手が勤務していないという状態になってしまう可能性もあります。

こうなってしまうと、大きなタイムロスとなってしまい、生産性は著しく落ちてしまうでしょう。

ただ、会社の中にはフレックス出勤やコアタイム出勤などを許可している場合もあるでしょう。

そのような場合は、わざわざ制度を変える必要はありませんから、重要な会議など一定のタイミングで、全員を出社させる時間を固定してしまうことをおすすめです。

そうすれば、大事な会議を一斉に行うことができますし、重要な連絡などをお互いに共有することができます。

毎日無駄な会議をするよりも、本当に大事な時に中身の濃い情報共有をすることができれば、より生産性と効率を上げることができるでしょう。

雑談は禁止しない

リモートワークをする場合は、自然とコミュニケーションがチャットかウェブ会議になります。

ただ、この場合はちょっとした雑談を禁止しないようにしましょう。

雑談を禁止すれば、生産性が上がる、まじめに働いてくれると勘違いしている人もいますが、必ずそうなるとは言い切れません。

ちょっとした雑談は、無駄に見えるかもしれませんが、チームワーク向上のきっかけになったり、新しいアイディアが浮かぶきっかけになったりするのです。

ただ、仕事のまじめな打ち合わせのチャットで雑談を交えてしまうと、中々効率的に仕事をこなすことができなくなってしまいます。

そのため、社員のコミュニケーション専用のトークルームを開設したり、常にビデオチャットを起動させたりするなどの工夫が必要になってきます。

カジュアルな雰囲気も大事

仕事のメールで絵文字は厳禁です。

これは一般常識として定着していることですが、リモートワークでは例外になることがあります。

ビジネスメールの感覚でチャットを送ってしまうと、相手によっては、

  • 冷たい
  • 怒っている

とマイナスに捉えられてしまうことがあります。

そのようなことを防ぐためにも、絵文字の使用を許可し、カジュアルな雰囲気を作り出すことをおすすめします。

ただし、クライアントなど社外と連絡を取る場合には、絵文字を使わない方が良いでしょう。

情報は必ず全員に共有する

仕事は一人ではできません。

社員全員で取り組むことで、より質の高い仕事をすることができます。

そのため、情報は必ず全員で共有するようにしましょう。

業務に関することであれば、新入社員も社長も関係ありません。

案件に関わる資料を、誰でも閲覧できるようにしたり、ビデオ会議の出入りを自由にしたりするなどの対策が必要となってきます。

リモートワークの基本ツール以外で便利なツールはある?

ここまではリモートワークで必須になるツールや注意点について解説してきました。

しかし、それ以外でも欠かせないツールなどがいくつか存在します。

勤怠管理ツール

まずは勤怠管理です。

リモートワークで働いている社員の勤怠管理をどのようにするかというのは、見落とされがちですが意外と重要です。

おすすめなのは、ジョブカン(https://jobcan.ne.jp/)というツールです。

このツールを使うことで、シフト管理や休暇管理などあらゆる労務管理を行うことができるため、リモートワークの社員数が多くても比較的簡単に管理することができるのです。

顧客管理ツール

続いては顧客管理です。

この場合にはキントーン(https://kintone.cybozu.co.jp/)というツールを使うことがおすすめです。

このツールを使うことで、業務の大半をクラウド上で管理することが可能となるのです。

また、自社独自にカスタマイズすることもできるため、有効活用することができるでしょう。

まとめ

このように、リモートワークをするためには、様々なツールの導入が必要になります。

コストがかかるものもありますが、業務の効率化や生産性向上などの観点からみると、初期投資の一環になりますので、是非様々なツールを有効活用して、リモートワークをスムーズに導入してみましょう。

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